Så arrangerar din förening ett seminarium

Tips Det kan kännas som ett stort projekt, men att arrangera ett seminarium på sjukhuset, i Folkets hus eller på annan lämplig plats kan även er förening göra. Vad behöver ni då tänka på? Läkarförbundet ger din förening 14 tips för ett lyckat seminarium.

Så här gör ni:

1. Tänk igenom syftet. Varför vill du arrangera ett seminarium? Handlar det om att lyfta ett problem och visa på en lösning, att en politiker ska sätta sig in i frågan och ta ställning offentligt eller kanske skapa allianser? Fundera på om ett seminarium är rätt form för att lyfta din fråga. Innan du börjar: var tydlig med vad du vill uppnå och varför.

2. Vem vill du nå? Och varför? Fundera på vem det är du vänder dig till med seminariet och vad du vill att de ska tycka, känna eller göra. Du kan förstås ha flera målgrupper och du kan nå dem på olika sätt. Beroende på syfte kan du nå din målgrupp genom att ställa den i panelen, ha den i publiken eller kanske via den inbjudne journalistens tidning.

3. Välj tid och datum med omsorg. Om du vänder dig till politiker och politiska tjänstemän i regionen; boka då inte ett datum som krockar med styrelsemöte, regionfullmäktige eller andra viktiga sammankomster. Undvik lov, klämdagar och fackliga sammankomster.

4. Välj en lämplig lokal och boka i tid. Boka inte en för stor lokal. Tomma stolar ger en känsla av att ni förväntade er fler besökare. Det ska vara lagom trångt, enkelt att ta sig till och tillgängligt för alla. Skapa en trevlig inramning.

5. Sätt en rubrik som väcker intresse. Gärna kopplat till en aktuell fråga som det redan finns en diskussion kring. Utforma rubriken som en fråga, ett påstående eller en uppmaning. Fundera på hur du väcker din målgrupps intresse. Var tydlig i inbjudan vad seminariet handlar om och varför frågan är viktig. Och givetvis vilka som medverkar.

6. Bredda frågan. Fundera på hur frågan inte bara påverkar läkare, utan en bredare allmänhet. Synliggör detta med exempelvis data och/eller personliga berättelser. Sätt en representant för en grupp som påverkas (utanför läkargruppen) i panelen, få dem att stärka er problemformulering och knyt en allians. Kan ni visa att fler står bakom er problemformulering och er lösning ökar er trovärdighet.

7. Fundera över panelens sammansättning. För att medverka behöver paneldeltagarna förstå frågan, höra dina argument och vara tydliga med ett ställningstagande – din viktigaste målgrupp är därför ofta de du väljer att ställa i panelen. Var inte rädd för att fråga högste relevanta politiker i regionen att medverka i panelen; du erbjuder dem en politisk plattform. Förstå skillnaden på politikerns och tjänstemannens roll och uppdrag när du tänker panelsammansättning. Tänk även på att det oftast är mer intressant med ett djupare samtal än ett brett, så ha därför inte för många på scen. Och eftersträva en representativt fördelad panel.

8. Fundera över upplägg och presentation. Alla delar måste vara relevanta och hänga ihop. Tänk på att alla inte har samma kunskap i frågan som ni, så inled gärna med att tydligt och pedagogiskt förklara orsak och effekter av det problem ni vill belysa. Var tydliga med vad ni vill, varför ni vill det och hur problemet drabbar andra än läkare – och låt alla i panelen komma till tals.

9. Bjud in deltagare med andra åsikter än dina. Både till panel och publik. Ingen vill lyssna till en paneldiskussion där alla tycker samma sak. Tänk på att använda och interagera med publiken och avsätt en del av tiden för frågor. Om de sitter i er publik har de säkerligen både kunskap om, och ett stort intresse för er fråga.

10. Bjud in lokalmedia. Kontakta redaktionerna och förklara varför frågan är intressant för deras läsare eller lyssnare. Erbjud intervju med er ordförande efter paneldiskussionen. Och glöm inte bjuda in ledarskribenterna. Vill du nå politiken med ditt budskap – ställ dom i panelen, men bjud även in övriga politiker i regionfullmäktige, politiska sekreterare, pressekreterare, sakkunniga med mera till publiken och fundera på vilka andra som i sin tur kan nå eller påverka er huvudmålgrupp. Även de behöver förstå er problemformulering, ert budskap och er lösning.

11. Använd en moderator. En moderator som förstår frågan och hur den är relevant för fler än läkare, kan kombinera deltagarnas kompetenser, snappa upp vad som är viktig och fördela ordet höjer ert seminarium. Förslagsvis någon från föreningen, men tänk även utanför lådan. Kanske en ledarskribent? Att ge uppdraget till en opinionsbildare innebär att de i sin tur läser in sig på frågan.

12. Marknadsför. För att locka publik och skapa uppmärksamhet behöver ni marknadsföra seminariet. Gör ett utskick till alla läkare i er förening, kontakta media och skicka inbjudan till förtroendevalda och politiska tjänstemän inom regionen och använd era sociala medier. Er fråga intresserar säkert även andra professioner på er arbetsplats, be deras förening sprida inbjudan till sina medlemmar. Och om ni har samsyn i frågan – varför inte göra ett samarrangemang? Det i sig kan skapa uppmärksamhet.

13. Se till att tekniken fungerar. Innan seminariet har ni självklart kollat så att all teknik fungerar som den ska. Mikrofoner, ljus, filmer eller Powerpoints som ska visas testas innan ni kör igång. Säkerställ att alla medverkande är på plats i tid och att de skickat eventuella presentationer i förväg.

14. Följ upp. Spar kontaktuppgifter till de som närvarat och följ upp. Journalisten som bevakar kommer ha en förförståelse för frågan, så varför inte följa upp seminariet med nya data i er fråga, jämförelser eller en enkätundersökning som ni sedan erbjuder journalisten exklusivt. Följ upp seminariet med ett enskilt möte med närvarande politiker och spar namnen på de som anmälde sig och satt i publiken, fundera på hur ni kan använda deras engagemang och intresse i frågan.